Die DocSchool PhilKult ist eine der größten DocSchools an der Universität Wien. Sie ist auch in ihrer Organisation innovativ: Die zwölf Sektionen ermöglichen es, die Expertise der Philologisch-Kulturwissenschaftlichen Fakultät auf neue, experimentelle Weise zusammenzuführen und damit Doktorand*innen, Forscher*innen, Professor*innen und Gästen neue Denk- und Arbeitsweisen zu ermöglichen.

Die Leiterin der DocSchool PhilKult ist Kathrin Sartingen. Sie ist auch die Leiterin der Studienprogrammleitung für das Doktorat an der Fakultät. Das bedeutet, dass sie die verschiedenen Aktivitäten der DocSchool (Veranstaltungen, Kurse, Stipendien usw.) sowie Fragen des Curriculums und der studienrechtlichen Anforderungen betreut. Bei ihren Aufgaben wird sie von ihren Stellvertreter*innen Yavuz Köse und Karen Schramm unterstützt.

Angesichts der Größe und Komplexität der DocSchool PhilKult gibt es vier Gremien, die an der Arbeit der Schule beteiligt sind und in denen die Leiterin den Vorsitz führt. Das Leitungsgremium ist das wichtigste strategische Gremium der DocSchool und besteht aus drei Gruppen: der Leiterin und ihren Stellvertreter*innen (Kathrin Sartingen, Yavuz Köse, Karen Schramm), drei Sektionsleiter*innen, die die Sektionen vertreten (Alexandra Lenz, Franz Pöchhacker, Kirsten Rüther), und drei Vertreter*innen der Doktorand*innen (Katharina Gerhold, John Moberg, Catriona Weiser). Der Dekan und der Koordinator gehören dem Leitungsgremium ex officio ohne Stimmrecht an. Das Leitungsgremium tagt mindestens zweimal pro Semester.

Da ein wichtiger Teil der Arbeit der DocSchool PhilKult in der Vergabe von Zuschüssen und Stipendien besteht, gibt es auch ein Stipendienvergabegremium. Dieses ist wesentlich größer und besteht aus der Leiterin und ihren Stellvertreter*innen, den drei Doktorandenvertreter*innen und den Sektionsleitungen aller zwölf Sektionen (oder ihren Stellvertreter*innen). Auch hier sitzt der Koordinator ex officio ohne Stimmrecht. Das Stipendienvergabegremium tagt zweimal jährlich in unmittelbarer Nähe der Bewerbungsfristen für Stipendien (15. März und 15. Oktober).

Einmal im Jahr vergibt die DocSchool PhilKult Preise für herausragende Dissertationen. Während dies in der Gesamtverantwortung des Leitungsgremiums bleibt, ernennt das Gremium einen Preisvergabegremium, das eine erste Evaluation und Empfehlung abgibt. Die Zusammensetzung dieses Gremiums ist nicht festgelegt, da sie von der Expertise abhängt, die für die Evaluation der unterschiedlichen Themenbereiche der in Frage kommenden Dissertationen erforderlich ist.

Schließlich verfügt die DocSchool PhilKult über einen wissenschaftlichen Beirat (Scientific Advisory Board, SAB), der einmal im Jahr zusammentritt, um die Entwicklung und Ausrichtung der DocSchool zu diskutieren. Er setzt sich aus international führenden Wissenschaftler*innen und Verwalter*innen zusammen und stellt sicher, dass die DocSchool in einen internationalen Kontext eingebettet ist.

Dies ist die allgemeine Struktur der DocSchool PhilKult. Darüber hinaus gibt es eine externe Ombudsperson, die eine Außenperspektive in die Abläufe der DocSchool einbringen kann, wenn Probleme auftauchen, die intern nicht durch Gespräche mit dem Leitungsteam, den Sektionsleitungen oder den Doktorandenvertreter*innen gelöst werden können. Die Ombudsperson sollte erst kontaktiert werden, wenn diese Gesprächsmöglichkeiten ausgeschöpft sind.